Navigation:  Tartalom > Pénzügyi modul > Számlaállomány nyilvántartás > Számla adminisztráció elmélete

 

SZÁMLA ADMINISZTRÁCIÓ

 

A számlaállomány nyilvántartási modulba belépve a számla (pénzügyi bizonylat) típusától és formájától függően további menükből kell választani:

 

Számla típus:        

1. Szállító

A szállítói (bejövő) számlák és pénzügyi bizonylatok.

2. Vevő

A vevő (kimenő) számlák és pénzügyi bizonylatok.

3. Belső

Az aktivált saját teljesítmények bizonylatai.

 

Számla forma:        

1. Gépi számla

A bizonylat (szállító, vevő) a készlet modulból származik, adatai a készlet modulhoz kapcsolódnak.

A gépi vevői számlákhoz az értékesítési, a gépi szállítói számlákhoz pedig a beszerzési bizonylatokat rendelhetjük hozzá. A hozzárendelés úgy történik, hogy a szállítói számla esetén kiválasztjuk azt a raktári vásárlási bizonylatot, amely adatai alapján a szállító gépi számlát el akarjuk készíteni. Vevő gépi számla esetén a raktári értékesítési bizonylatból készítjük el számlát. A hozzárendeléssel átkerülnek a mozgások adatai, a mozgás tételek pedig hozzákapcsolódnak a számlákhoz.

2. Kézi számla

A pénzügyi modulban az operátor által (kézzel) rögzített számla, amely nem kapcsolódik a készlet modulhoz.

3. Egyéb bizonylat

Alapvetően olyan mint a számla, az eltérés annyi, hogy míg egy számlának legalább két kontírozási eseménye van (teljesítés és kiegyenlítés), addig az egyéb bizonylatnak csak a kiegyenlítését kontírozzuk.

 

 

Szállítói gépi számlának azokat a számlákat nevezzük, amelyek raktári mozgáshoz kapcsolódnak. A „gépi” jelző arra utal, hogy számítógéppel összekapcsoljuk a beszerzési készletmozgást és a vásárlás során kapott számlát. A bevételezési készletmozgás és a számlák áru tételeinek összekapcsolására azért van szükség, mert a beszerzés bekerülési értéke a beszerzési számla áru tételeinek értékeiből áll elő.

 

A gépi számla áru tételei közé felvihetünk olyan árukat (szolgáltatásokat) is, amelyek nem kapcsolódnak raktári mozgáshoz. A számla fej és az áru tételek egy része ebben az esetben is raktári mozgáshoz kapcsolódik.

 

A készlet beszerzés (vásárlás) és a hozzákapcsolódó szállítói számla adminisztrációja a rendszerben három féle módon valósítható meg, attól függően, hogy a készlet mozgás bizonylat és szállító számla rögzítése időben hogyan alakul egymáshoz képest:

 

1. Beszerzés szállítólevél alapján

A bevételezés rögzítése megelőzi a szállítói számla adatainak rögzítését. A szállító számla adatainak rögzítése a bevételezés adminisztrációja után, a bevételezési bizonylat adatainak felhasználásával történik. A bevételezés a számla rögzítése után kap értéket, addig érték nélkül szerepel a készleten.

 

2. Beszerzés számla alapján

A rendszerbe előbb a szállítói számla adatai kerülnek be (szállítói kézi számlaként), majd a számla adatainak felhasználásával történik meg a készletre vétel adminisztrációja. A készletre vétel a számla érték adatai alapján mennyiségben és értékben is megtörténik.

 

3. Szállítólevél – számla összekapcsolása

A készletre vétel és a szállító számla adatainak rögzítése egymástól függetlenül történik. Ahhoz, hogy a szállítólevél alapján rögzített készlet megkapja a bekerülési értéket, az egyes bevételezési mozgásokat hozzá kell rendelni a számla egyes áru tételeihez.

Ez az eset csak nem körültekintő készlet / számla adminisztráció esetén fordul elő. Ha a szállítólevél adatai a számla rögzítésekor már adatbázisban voltak, akkor a számlát rögzítő operátornak nem szállítói kézi számlát kellett volna rögzíteni, hanem a szállítólevél alapján kellett volna előállítani a szállító gépi számlát. Amennyiben a számla adatai kerültek előbb a nyilvántartásba, akkor a raktárosnak a készletre vételt nem szállítólevél alapján, hanem a már rögzített kézi számla alapján kellett volna rögzíteni.

 

 

Amennyiben a bevételezni kívánt anyag kísérő bizonylata nem számla, hanem szállítólevél, akkor az ügyviteli folyamatban a raktári bevételezés megelőzi a szállítói számla adatainak rögzítését.

 

Az anyagot kísérő szállítólevél az anyaggal együtt a raktárba kerül. A szállítólevél alapján a bevételező operátor a bevételezési mozgásfej és mozgástétel minden adatát rögzíti, mivel a pénzügyi modulból nem tud átvenni egyetlen adatmezőt sem, mert a beszerzéshez kapcsolódó számla még nincs a rendszerben.

 

UNIS / Készlet / Készlet mozgások rögzítése / Bevételezés / Vásárlás / Vásárlás szállítólevél alapján

 

A mozgás fej a bevételezési bizonylat közös adatait tartalmazza. Pl:

 

A mozgás fülön a szállítólevél egyes áru tételeinek a készletre vételezését végezzük el.

Input adatok:

 

A szállítólevél adatainak rögzítésével a készletre vétel mennyiségben történik meg, a bevételezési készlet tételek meg nem rendelkeznek bekerülési értékkel. A bekerülési érték a gépi számla adatainak rögzítésével és a bevételezési mozgáshoz való rendelésével áll elő. A bekerülési érték nélküli bevételezések nem kontírozhatóak, azonban a készletről kiadhatóak. Az így kiadott tételeknek természetesen nem lesz bekerülési értéke. A szállító számla szállítólevélhez való rendelésével nemcsak a bevételezés kapja meg a bekerülési értékét, hanem az ebből kiadott felhasználások is.

 

 

Szállítói gépi számla csak már rögzített, de még számlához nem rendelt szállítólevelek alapján állítható elő.

 

UNIS / Pénzügy / Számla állomány nyilvántartás / Bejövő (szállítói) számla / Szállítói gépi számla

 

A készlet modulban rögzített bizonylatfejből elkészítjük a gépi számla fejet.

 

Input adatok:

 

Az összerendelés úgy történik, hogy az operátor kiválasztja azt a partnert, akinek a bizonylatait össze szeretné kapcsolni. A képernyő felső részén megjelennek a partner már összerendelt bizonylat és számla fejei, míg az alsó részen a még össze nem rendelt raktári vásárlási (szállító számla) illetve értékesítési (vevő számla) bizonylatai láthatóak, amelyek közül az operátor kiválasztja az összerendelendőt.

 

Az [Új számla fej] gomb megnyomása után a program elvégzi az összerendelést és elkészíti az új számla bizonylat fejet, amelynek generált azonosítóját megjeleníti a képernyőn. Az összerendelés elvégzése után a számla alap adatai módosíthatóak maradnak. A [Csoportos szla] gomb megnyomása esetén a program nem készít új gépi számla fejet, hanem a készlet bizonylatot ahhoz a már meglévő gépi számla fejhez csatolja, amelyiket a képernyő felső adatrácsán kijelöltünk.

 

Számla alap adatok beírása

A készlet modulban rögzített bizonylatfejből elkészített számlafej minden adatmezőjét automatikusan generálta a program. Azonban nem biztos, hogy minden generált adat tartalma megfelelő. Ezeket a számla nyilvántartásban módosítani kell. Az adatok nagy részének módosítása elvégezhető a számla áru tételeinek előállítása után is, azonban vannak olyan adatok (számla deviza adatok), amelyeket még a tételek előállítása előtt meg kell adni.

 

Számla áru – Raktári mozgás összerendelés

A számla áru adatok előállítása a raktári mozgás kiválasztásával és a szükséges input adatok megadásával történik. A raktári mozgás rögzítése során nem adtunk meg minden olyan adatot, amely a számla áru felviteléhez szükséges. A hiányzókat a számla áru tétel generálásakor kell megadnunk.

 

A tételek előállítása úgy történik, hogy az összerendelő képernyő összerendelt fej adatait megjelenítő részében (felső rész) kiválasztjuk a már összerendelt bizonylat és számla fejet, majd megnyomjuk a módosítás gombot. Ekkor a képernyőn a tétel adatok összerendelésére szolgáló képernyő jelenik meg. Ennek a felső részében a raktári bizonylat és a számla már összerendelt tételei, míg az alsó részében a még összerendelésre váró szabad tételei láthatóak.

 

Számla áru tétel adatok beírása

A számla áru adatok előállítása a raktári mozgás kiválasztásával és a szükséges input adatok megadásával történik.

 

Input adatok:

 

A szállítói gépi számla tételeinek rögzítésével előáll a bevételezés bekerülési értéke.

 

 

A szállítói gépi számla fej és áru tételek esetén két adat karbantartási mód közül választhatunk: új felvitel és módosítás. Az új fej tétel az előtétszűrés képernyőn az [Új bizonylat készítése] gombbal vihető fel, míg egy meglévő fej adatainak karbantartás a tétel kikeresése után a [Kiválasztás] gomb megnyomása után végezhető el. A már meglévő áru tételek egyes adatainak karbantartása az áru fülön tehető meg. Szolgáltatás jellegű áru tételt a számla áru fülén az [Új felvitel] gomb megnyomásával rögzíthetünk. Új termék jellegű áru tétel felvitele azonban nem az áru fülről, hanem a kiválasztás képernyőről indulva az [Új bizonylat készítése] gomb megnyomása után valósítható meg. A gomb nevével ellentétben azonban nem hozunk létre új gépi számla fejet, hanem a partner megjelölése után kiválasztjuk a már összerendelt számla és raktári mozgás fej tételek közölt azt, amelyiket raktári bevételezésből származó új árutétellel szeretnénk bővíteni. A [Módosítás] gomb megnyomása után a megjelennek a raktári mozgás fej azon mozgás tételei, amelyek még nem tartoznak számla áru tételhez. Az [Új felvitel] gomb megnyomásával állíthatjuk elő a raktári mozgásból a számla áru tételt.

 

A rendszerbe előbb a szállítói számla adatai kerülnek be (Lásd: Szállítói kézi számla), majd a számla adatainak felhasználásával történik meg a készletre vétel adminisztrációja. A készletre vétel a számla érték adatai alapján mennyiségben és értékben is megtörténik. A raktári bevételezéskor, a mozgások rögzítése során átvesszük a bevételezési pénzügyi bizonylat már rendelkezésre álló adatait.

 

A raktári operátor a számlanyilvántartó operátor által rögzített, a raktárba még be nem vételezett tételek közül kiválasztja azt, amely a bevételezni kívánt áruhoz tartozik. A számla fej adataiból a program segítségével előállítja a bevételezés fej adatait, a számla tétel adataiból, pedig a bevételezési tétel (mozgás) adatokat. Az előzőekből következik, hogy csak olyan bevételezés rögzíthető, amelynek pénzügyi adatai már az adatbázisban vannak.

 

Egy szállítólevél csak egy számlához tartozhat, de egy számlának több szállítólevele lehet.

 

A pénzügyi modulban teljes körűen rögzítésre kerülnek a szállítói kézi számla adatai.

Lásd: Pénzügy / Szállítói kézi számla

 

UNIS / Pénzügy / Számla állomány nyilvántartás / Bejövő (szállítói) számla / Szállítói kézi számla

 

A bevételezés bizonylat feje a számla alap adatok alapján készül el.

 

1. Partner kiválasztása

Ki kell jelölnünk azt a partnert, akinek a számlájából szállítólevelet kívánunk készíteni.

 

2. A szállítói számla kiválasztása

A kiválasztott partner megjelenítendő szállítói kézi számláira további szűrési feltételeket fogalmazhatunk meg.

 

A karbantartásra választható tételek halmaza:                                PSzaAla - tábla

Feltételek:        A feltételek közötti kapcsolat : AND

 

A [Szűrés végrehajtása] gomb megnyomása után a képernyő felső részén megjelennek a partner szűrési feltételeknek megfelelő szállítólevelekkel már összekapcsolt számlái. A képernyő alsó részén azok a szállítói kézi számlák láthatóak, amelyek még nincsenek összerendelve szállítólevelekkel és megfelelnek a szűrési feltételeknek. Ezek közül választhatjuk azt a számlát, amelyből szállítólevelet kívánunk készíteni.

 

A [Számla tételek megtekintése] gomb megnyomásával megtekinthetjük a kijelölt számla áru tételeit. Ezáltal több még szállítólevélhez nem kapcsolt számlából ki tudjuk választani azt, amelyből éppen szállítólevelet akarunk készíteni.

 

3. A bevételezési bizonylat fej adatainak megadása

A [+ Szállítólevél elkészítése] gombra kattintva, a program az aktuális (kijelölt) számlából elkészíti a bizonylat fejet. A kiválasztott számla fej adatai alapján a program a bizonylat fej adatainak egy részét meghatározza, illetve javaslatot tesz rá, míg a többi adatot az operátornak kell megadnia.

 

Input adatok:

1.        Bizonylat tömb:                

A vásárlási bizonylattömb kódja

2.        Raktárkód

A rendszerparaméterként megadott alapértelmezett raktárkód kerül felajánlásra, amelyet az operátor megváltoztathat arra a raktárra, amelybe a bevételezés történik.

3.        Mozgás dátuma        A megengedett könyvelési időintervallumba kell esnie

A program a mozgás dátumának felajánlja a számla teljesítés dátumát.

4.        Bizony                Bizonylatszám                

A program a mozgás bizonylatszámának felajánlja a számla bizonylatszámát.

I5.        Megjeg        Megjegyzés

 

Az összerendelt számla és bevételezési bizonylat tételen állva, az adatmódosító gomb megnyomásával lehetőségünk nyílik a számlához tartozó áru adatok raktári mozgásként történő átvételére.

 

A mozgás fej adatainak rögzítése után a program a számla áru adataiból előállítja a mozgás tétel <KRakMoz> adatokat. A raktári operátornak csak azon tétel adatokat kell beírni, amelyeket a program nem tudott automatikusan kitölteni. A program csak a termék típusú áru tételeket veszi át a számlából, a szolgáltatásokat nem.

 

A [+ Szállítólevél tétel elkészítése] gombra kattintva, a program az aktuális (kijelölt) számla áru tételből elkészíti a raktári mozgás tételt.

 

Input adatok:

1.        Árukód:                        A vásárolt áru kódja

A számla áru kódját mindenképpen be kell kérni, függetlenül attól, hogy a pénzügyi modulban kapott-e értéket, vagy sem, mert a raktári bevételezés során dől el véglegesen a beérkező áru kódja.

2.        Tárolóhely:                A bevételező tárolóhely kódja

A tárolóhelynek a fejben definiált raktárhoz kell tartozni!

3.        MozKod        Mozgáskód                A mozgástörzsből kiválasztott mozgáskód

4.        Megjeg                Megjegyzés

5.        RenSza                Rendelésszám                fk: KRenTet.TetAzo

 

A bevételezési tétel rögzítésekor az operátornak meg kell határoznia, hogy a bevételezés melyik rendelési tételhez kapcsolódik. Ez oly módon történik, hogy a képernyőn megjelenik egy ablak, amely azon élő rendelési tételeket tartalmazza, amelyben a bevételezni kívánt árukód előfordul. A hozzárendelés a tétel megjelölésével történik. A mozgás rögzítésekor a program a kiválasztott rendelési tételnél kumulálja a beérkezett mennyiséget, így a rendelési modulban látható az adott rendelésre beérkezett mennyiség. Amennyiben az igényelt mennyiség már rendelkezésre áll, akkor  a program az igénylést kielégíthető állapotba teszi. A kielégíthető állapotot az anyaggazda is beállíthatja, ha úgy ítéli meg, hogy a rendelkezésre álló, az igényeltnél valamivel kevesebb mennyiség is teljesíti az igényt.

 

A mozgás tétel rögzítésekor a bevételezés már rendelkezik bekerülési értékkel.

 

 

A készletre vétel és a szállító számla adatainak rögzítése egymástól függetlenül történik. Ahhoz, hogy a szállítólevél alapján rögzített készlet megkapja a bekerülési értéket, az egyes bevételezési mozgásokat hozzá kell rendelni a számla egyes áru tételeihez.

Ez az eset csak nem körültekintő készlet / számla adminisztráció esetén fordul elő. Ha a szállítólevél adatai a számla rögzítésekor már adatbázisban voltak, akkor a számlát rögzítő operátornak nem szállítói kézi számlát kellett volna rögzíteni, hanem a szállítólevél alapján kellett volna előállítani a szállító gépi számlát. Amennyiben a számla adatai kerültek előbb a nyilvántartásba, akkor a raktárosnak a készletre vételt nem szállítólevél alapján, hanem a már rögzített kézi számla alapján kellett volna rögzíteni.

 

Amikor bevételezési raktár bizonylat és szállítói számla rögzítése egymástól függetlenül történik, akkor a számla és bevételezés között nincs meg az adatbázis kapcsolat, így az adatbázisban a beszerzési tétel még nulla értéken szerepel (,mert a raktári bevételezéskor az operátor nem rögzített értékadatokat). Ahhoz, hogy a beszerzett tételeknek meglegyen a beszerzési egységára, az anyagkönyvelésért felelős raktári dolgozónak a beszerzési tételeket és a szállítói számla tételeit párosítania kell. A tételek párosítása úgy történik, hogy az operátor számítógépének képernyőjén megjelennek a még páratlan bevételezési tételek, amelyekhez a páratlan szállítói számlák tételei közül választhat párt. Az összerendelés adatait a program letárolja az adatbázisban, a beszerzési tétel megkapja a számlatétel egységárát, a bevételezési és szállítói páratlan tételek közül, pedig a két összerendelt tétel eltűnik.

 

Egy szállítólevél csak egy számlához tartozhat, de egy számlának több szállítólevele lehet. Az összerendelés típusa 1:N, az összerendelés adatait  a PSzaBiz tábla tartalmazza. Ha a szállítólevél tételeinek száma ugyanannyi, mint a számláé, akkor a párosítás 1:1 típusú hozzárendeléssel egyszerűen megoldható. Amennyiben a számlában több szállítólevél, azonos tartalmú sora össze van vonva, akkor szállítói számlanyilvántartásban a számla tételeket olyan részletezettségig szét kell bontani, ahogy azok a szállítólevélben szerelnek, hogy az 1:1 típusú hozzárendelés elvégezhető legyen.

 

UNIS / Készlet / Készlet mozgások rögzítése / Bevételezés / Vásárlás / Szállítólevél – számla összerendelés

 

A szállítói kézi számlák és raktári készlet beszerzési tételek összekapcsolását elvégző funkció.

 

1. Partner kiválasztása

A képernyőn egyszerre egy kiválasztott partner összerendelt és összerendelésre váró tételei jeleníthetőek meg.

 

2. Bizonylatok kiválasztása (szállítólevél, számla)

Mind összerendelt, mind össze nem rendelt tételeket szűrhetjük szállítólevél számra és számlaszámra.

 

3. Szűrés végrehajtása

A [Szűrés végrehajtása] gomb megnyomása után a képernyő felső részén megjelennek a már összerendelt szállítólevelek és számlák. Az összerendelt tételek egyrészt azért jelennek meg a képernyőn, mert egy számlához több szállítólevél kapcsolható, másrészt pedig ezen a képernyőn lehet elvégezni a már összerendelt tételek lebontását is. A képernyő a bal alsó részében a még összerendelésre váró szállítólevelek, a jobb alsó részben pedig a még párba nem állított számlák láthatóak.

 

 

4. Összerendelendő bizonylatok (mozgás fej, számla) kijelölése

A képernyő bal oldalán található, még össze nem rendelet szállítólevél fejek közül kijelöljük (rákattintással) az a tételt amelyiket össze akarjuk kapcsolni a jobb oldalon szereplő valamelyik, még össze nem rendelt számlával, amely utóbbit szintén rákattintással jelölünk ki.

 

5. A fej adatok összerendelésének rögzítése

Egy számla és egy bizonylatfej kiválasztása után a program további input adatok bekérése nélkül, az összerendelés gomb megnyomásával, a két tábla között létrehozza kapcsolatot. A különálló bizonylatok eltűnnek az összerendeletlenek közül, és az összekapcsolt tételek pedig szürke színnel megjelennek az összerendeltek között. A szürke szín azt jelenti, hogy a fej adatok összerendelése megtörtént, de a fejösszerendeléshez tétel összerendelés még nem tartozik.

 

Amíg a számla és a szállítólevél tételek nincsenek összekapcsolva, addig a fejek közötti összerendelés megszüntethető.

 

Az összekapcsolt fej tételen állva, a módosítás gomb megnyomása után lehetőségünk nyílik a számla és a bevételezési bizonylat tételeinek összerendelésére.

 

A képernyő felső részén az összekapcsolt bizonylat már összerendelt tételei láthatóak. A bal alsó részen az összerendeletlen raktári mozgások, a jobb alsó részen pedig az összerendeletlen számla áruk láthatóak.

 

Egy számla és egy bizonylat tétel kiválasztása után a program további input adatok bekérése nélkül, az összerendelés gomb megnyomásával, a két tábla között létrehozza kapcsolatot. A különálló tételek eltűnnek az összerendeletlenek közül, és az összekapcsolt tételek megjelennek az összerendeltek között.

 

A számla és a mozgás tétel párba állítása után a program az adatbázisban megteremti a kapcsolatot a tételek között. A program csak a termék típusú tételek (AAktTor.AruTip='1') összerendelését engedi.

 

 

Az összerendelés megszüntetése attól függetlenül ezzel a funkcióval történik, hogy az összerendelés milyen módon valósult meg:

 

A szállítólevél és a számla összerendelés megszüntetése az összerendelés sorrendjével fordított sorrendben történik. Először az összerendelt tételeket választjuk szét az [Összerendelés törlése] gomb  megnyomásával, és ha már nem tartozik a fejhez összerendelt tétel, akkor le tudjuk bontani a fej adatok összerendelését is.

A program megszünteti a kapcsolatot a kiválasztott összerendelt bizonylat és számla tétel között.

 

Az összerendelés megszüntetésének feltételei:

1. PSzaAla.FokAll=0                A számla még nem kontírozott

2. KRakMoz[B].FokAll=0        A bizonylat nem kontírozott

 

Amennyiben a bevételezett készlettételből már volt felhasználás (Kiadas>0), akkor a felhasználások értékadatait (a KRakMoz táblában) is módosítani kell. A felhasználások raktári mozgás tételei a tételes mozgáson keresztül érhetők el.

 

Stornózott számla tételének lebontásakor a számla áru tétel megmarad (egyéb esetben törlődik), mert törlés esetén a stornó számla értéke 0-ra változna, miközben a stornó és stornózott számla összegének 0-nak kell lenni.

 

A fej adatok összerendelését akkor lehet megszüntetni, ha nincsenek összerendelt tételei. Ezért először a tételek összerendelését kell lebontani!

 

 

A szállítói kézi számla a pénzügyi modulban az operátor által (kézzel) rögzített bejövő (szállítói) számla (vagy egyéb pénzügyi bizonylat), amely nem kapcsolódik a készlet modulhoz. A kézi számla és az egyéb bizonyalt alapvetően hasonló bizonylat, az eltérés annyi, hogy míg egy számlának legalább két kontírozási eseménye van (teljesítés és kiegyenlítés), addig az egyéb bizonylatnak csak a kiegyenlítését kontírozzuk.

 

A szállítói kézi számla alapvetően a szolgáltatás jellegű szállítói számlák adatainak rögzítésére szolgál. Azonban meg kell jegyeznünk, hogy a szállítói kézi számlába is lehet áru típusú terméket rögzíteni, amelyből a bevételezés számla alapján funkcióval valósítható meg a készletre vétel. Ebben az esetben a szállítói kézi számla is kapcsolódik raktári mozgáshoz.

 

A szállítói kézi számla funkcióban nem csak szállítói számlákat rögzítünk, hanem itt visszük fel az olyan pénzügyi bizonylatokat is, amelyeknek az elővezetését és a kiegyenlítését is kontírozni akarjuk. Erre példa a csomagolási termékdíj, melyet az APEH-nek kell megfizetnünk. Ugyanúgy szerepel a költségeink között, mint az igénybevett szolgáltatás, miközben alapbizonylatként nem áll rendelkezésünkre számla. A rögzítendő bizonylat áru fülén szolgáltatásként adjuk meg a költség-nemet, projektként a költséghelyet, és partnerrel szemben (APEH!) kontírozzuk. A kiegyenlítés kontírozása a terhelt pénzeszköz és a partner között történik. A kiegyenlítés rögzítéséig az adatbázisból megjeleníthető a kötelezettség az APEH (partner) felé. Majd a kiegyenlítés megtörténtekor a partner egyenlege eltűnik, miközben költségként és pénzeszköz terhelésként is kontírozva lett (két kontírozási bizonylaton) a gazdasági esemény.

 

A valódi szállítói számlákat a szállítói pénzügyi bizonylatoktól külön bizonylattömbök alkalmazásával tudjuk megkülönböztetni.

 

A szállítói kézi számla rögzítése során az adatokat az operátornak kell megadni, mivel a gépi számla készítéskor nem áll rendelkezésre a számla létrehozás alapjául szolgáló raktári mozgás bizonylat. Az adatrögzítés folyamata az elmentett séma alapján történő számla előállítással gyorsítható.

 

Adat karbantartási funkciók:

 

Egy már felvitt bizonylat nem törölhető az adatbázisból. Amennyiben a rögzített bizonylatra még sincs szükségünk, akkor a bizonylat állapotát rontottá tehetjük, vagy a rögzített bizonylat adatait felülírjuk egy másik rögzítendő számla adataival.

 

 

Az egyéb bizonyalt alapvetően olyan mint a számla, az eltérés annyi, hogy míg egy számlának legalább két kontírozási eseménye van (teljesítés és kiegyenlítés), addig az egyéb bizonylatnak csak a kiegyenlítését kontírozzuk.

 

Pl: Szállítói egyéb bizonylatként rögzítjük a negyedévente fizetendő társasági adó előleg összegét. Mivel az adatokat bevittük a nyilvántartásba, ezért a kötelezettségek időbeni tervezése során az adat rendelkezésre áll. Kontírozandó tételként csak akkor jelentkezik, ha megtörtént a kiegyenlítés, azaz átutaltuk a társasági adóelőleget.

 

Egyéb bizonylat például a hitel felvétele is. A felvett hitelről nem állítunk ki számlát, a törlesztésről pedig nem kapunk számlát, hanem banki bizonylatok állnak rendelkezésünkre. A hitel folyósításakor egy vevő egyéb bizonylatot rögzítünk – mert pénzt kapunk – melynek a kiegyenlítési mozgását fogjuk kontírozni: Tartozik: Pénzeszköz, Követel: Hitel (Nem szállító). A hitel törlesztő részleteit egy szállítói egyéb bizonylaton rögzítjük – mert pénzt fizetünk. A számla áru tételébe a hitel teljes összegét (a kamattal és a bank költséggel) rögzítjük, majd a kiegyenlítés fülön visszük fel és kontírozzuk az egyes törlesztő részleteket. A kiegyenlítés kontírozása a folyósítás fordítottja.

 

A hitelfelvételt (és a hozzá hasonló gazdasági eseményeket) adminisztrálhatjuk úgy is, hogy nem rögzítünk pénzügyi bizonylatot, hanem a hitel folyósítást és törlesztést azon a pénzügyi eszközön rögzítjük mozgásként, amelyen a pénzforgalom megjelenik. Ez látszólag kevesebb adatrögzítéssel jár, azonban elveszítünk sok olyan információt, melyre szükségünk lehet. Például az adatbázisból nem tudjuk megmondani a hitel aktuális egyenlegét. A feladat megoldható úgy is, hogy a hitelnek létrehozunk egy pénzügyi eszközt, és a folyósítást / törlesztést, valamint a kamatokat és költségeket ennek a pénzeszköznek a mozgásaiként rögzítjük, kapcsolódó pénzügyi eszköznek megadva azt a pénzeszközt ahol a pénzösszeg jóváírása és terhelése történik. Mint az előbbiekből látható egy feladat több féle módon oldható meg. Mindig azt kell választanunk, amely globálisan (a vállalkozásunk szempontjából) a legelőnyösebb, és nem azt, amellyel lokálisan (felhasználói szinten) munkát takaríthatunk meg, mert a rögzítéssel megspórolt idő máshol információ hiányt okozhat, melynek megszüntetése több időbe (és pénzbe) kerülhet, mint amit a rögzítéssel megspóroltunk.

 

Szállítói egyéb bizonylat fej adatainak rögzítésekor a program a fej főkönyvi állapotát 3-as kóddal – Nem kontírozandó – tárolja el, így fej adatok számviteli fülén a kontírozás gomb nem is nyomható meg. A bizonylatnak csak a kiegyenlítése lesz kontírozva. Mivel a kiegyenlítés kontírozását a pénzeszköz és a pénzügyi eszköz határozza meg, ezért a bizonylat alapadatainak rögzítésekor ügyelnünk kell ezek helyes megadására, mivel a kiegyenlítés rögzítésekor a program a fej adatok között megadott pénzeszköz és pénzügyi eszköz kódot ajánlja fel.

 

A szállítónak fizetett előleget a szállítói kézi számla funkcióban rögzítjük, és ezért kétszer (elővezetés, kiegyenlítés) kontírozzuk.

 

 

Addicionálisnak azt a számlát nevezzük, amelynek adatai egy már rögzített beszerzés beszerzési egységárát növeli meg. Pl: A bekerülési értékbe beszámító szállítási költség. Az addicionális számla esetén a számlanyilvántartó operátor ugyanúgy rögzíti a számla adatait, mint amikor a bevételezés a számla alapján történik, azaz a rárakódó költségeket tartalmazó számlát a szállítói kézi számla funkcióban rögzítjük. Az anyagkönyvelésért felelős dolgozónak a már korábban rögzített beszerzési mozgás tételeket és az addicionális szállítói számla tételeit párosítania kell. Ez esetben páratlan számla tételt kell páros beszerzési tételhez rendelni. Ez azt jelenti, hogy a már beszerzett áru bevételezési mozgásához már tartozik egy számla áru tétel, az amellyel az alap bekerülési érték előállt. Az összerendelés után egy beszerzési tételhez több (legalább kettő) számla tétel fog tartozni. Az eredeti beszerzési tétel bekerülési egységára az addicionális számlatétel egységárával növekszik meg, és olyan raktári mozgás kerül rögzítésre, amelynek értékadata van (az addicionális érték), mennyiségi adata pedig nincs, mivel a mennyiség már az alap mozgással készlete került.

 

Összefoglalva: Az első bevételezés során a számla tételei az első számla szerinti egységáron kerülnek be a készletbe. A mozgás fejhez annyi mozgás tétel tartozik ahány sorban a beérkezett anyagok a szállítói számlában szerepeltek. Az addicionális számla beérkezésekor a számlanyilvántartásba új számlaként kerül rögzítésre. Az addicionális számla készletmozgáshoz történő rendelésével a készlet adatbázisban új készletfej keletkezik, amelyhez az új addicionális számla feje kapcsolódni fog. Az addicionális számla tételeinek a készlet tételekhez történő hozzárendelésekor ki kell választani azt a korábban rögzített raktári mozgás tételt, amelyhez az addicionális számla tétele kapcsolódni fog. Az addicionális számla áru nem a már korábban rögzített raktári mozgás tétel értékadatait fogja megnövelni, hanem egy külön mozgás sor kerül rögzítésre az újonnan generált addicionális bevételezési fejhez, amely mennyiségi adatot nem fog tartalmazni, de tartalmazni fogja a hozzáadódó értéket. Amennyiben abból a bevételezésből, már volt felhasználás, amelyhez az addicionális számla tételét csatoljuk, akkor az addicionális számla értéknövelő hatását a felhasználási mozgásokon is érvényesíteni kell. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a felhasználási mozgásokat ki kell egészíteni egy olyan mozgással, amely az értékkülönbözet adatait tartalmazza, de mennyiségi adatok nem lesznek benne rögzítve. Ez úgy valósul meg, hogy az addicionális beszerzésből származó felhasználásokhoz a program egy addicionális felhasználás fejet generál, amelyhez előállítja a mennyiség nélküli bekerülési értéket tartalmazó felhasználási raktári mozgásokat.

 

Az adatrögzítés menete:

 

1. A beérkezett anyag rögzítése a készlet modulba szállítólevéllel

Bevételezés szállítólevél alapján. A beérkezett anyagok készletre vesszük. A bevételezés a bekerülési értéket a szállítói gépi számla adatainak rögzítése után kapja meg, addig érték nélkül szerepel az adatbázisban.

 

UNIS / Készlet / Készlet mozgások rögzítése / Bevételezés / Vásárlás / Vásárlás szállítólevél alapján

 

Pl:        BEL-00/01003 bizonylat, 2000.12.21

Sor        Árukód                Mennyiség [db]

1.        FK/DFX2000        10

2.        FK/DFX2200        20

 

 

2. Az anyag beszerzéshez kapcsolódó szállítói gépi számla adatainak felvitele

A bevételezés adatai alapján elkészítjük a szállító gépi számlát. Ezzel a bevételezési mozgás tételek és a számla áru tételek összekapcsolása megtörténik. Így előáll a beszerzés bekerülési értéke. Ez a bekerülési érték még nem a végleges, ugyanis a beszerzéshez addicionális számla (Pl: szállítási költség) kapcsolódik, amellyel meg kell növelni a bekerülési értéket.

 

UNIS / Pénzügy / Számlaállomány nyilvántartás / Bejövő (szállítói) számla / Szállítói gépi számla

 

Pl:        SZG-00/01002 számla azonosító, 2000.12.21, Partner: BT – B-Trade Bt

Sor        Árukód                Mennyiség [db]        Egységár [Ft/db]        Érték [Ft]

1.        FK/DFX2000        10                2.000                        20.000

2.        FK/DFX2200        20                2.500                        50.000

 

3. Kiadási mozgások rögzítése a beszerzési tételből (esetleg)

Előfordulhat, hogy a beszerzési tételből az addicionális számla felvitele előtt, készlet kiadást rögzítünk. Ezt a rendszer megengedi, mert a bevételezésnek már van a gépi számlából bekerülési értéke, azt pedig a program nem tudhatja, hogy ez a bekerülési érték még nem végleges, azaz még növekedni fog. A kiadást akkor is rögzíthetnénk, ha az a bevételezés, amelyből a kiadás történik, még nem rendelkezik bekerülési értékkel, azaz még nem kapcsoltuk össze beszerzési számlával. Ezt azért tehetjük meg, mert a program a bevételezéshez történő számla hozzárendeléskor, azaz a bekerülési érték előállításakor, a bekerülésből történő felhasználásoknak kiszámítja a könyv szerinti értékét, és azt eltárolja a kiadási mozgás adatok között. Ezzel az értékkel lesz a kiadási raktári mozgás kontírozva.

 

UNIS / Készlet / Készlet mozgások rögzítése / Kiadás / Felhasználás

 

Pl:        AFE-00/01002 felhasználási bizonylat azonosító, 2000.12.22

Sor        Árukód                Mennyiség [db]        Egységár [Ft/db]        Érték [Ft]

1.        FK/DFX2000        2                2.000                        4.000

 

4. Az addicionális számla adatainak rögzítése

Az addicionális költséget (pl: szállítás) tartalmazó számlát a pénzügyi modulban szállítói kézi számlaként rögzítjük. A költséget a számlában annyi árutételben kell rögzíteni, amennyi beszerzési tételre kívánjuk rátenni a költséget. Pl: Ha a szállítási költség két beszerzési fejhez kapcsolódik, amelyeknek 2 és 3 áru tétele van, akkor a számlában a szállítási költséget 5 árutételben kell rögzíteni. Ez a beszerzési tételek és rárakódó költségeket tartalmazó számla áru tételek 1:1 típusú összerendelési miatt szükséges.

 

UNIS / Pénzügy / Számlaállomány nyilvántartás / Bejövő (szállítói) számla / Szállítói kézi számla

 

Pl:        SZK-00/01003 számla azonosító, 2000.12.21, Partner: Esys – E-Sytem Bt

Sor        Árukód                Mennyiség [km]                Egységár [Ft/km]        Érték [Ft]

1.        SZÁR – Szállítás        100                100                        10.000

2.        SZÁR – Szállítás        100                200                        20.000

 

Az alap számla és az addicionális számla partnerének nem kell megegyezni. Lehet, hogy nem ugyanattól a cégtől vesszük az árut, mint aki házhoz szállítja, és a szállításról a számlát kiállítja.

 

 

A szállítótól kapott számlának egy sora volt: 100 km távolság, 300 Ft/km egységár, és 30.000 Ft érték (áfa nélkül) szerepelt benne. Mivel az a beszerzés (BEL-00/01003), amelyre a szállítási költséget rá akarjuk tenni, két tételből állt (10 db és 20 db), ezért az addicionális számla rögzítésekor két árutételt vittünk fel. A számla egy tételének értékét a beszerzett mennyiség arányában (10/30 és 20/30) osztottuk két felé. A felosztáshoz választhattunk volna más felosztási alapot is: érték, tömeg, térfogat, stb. A számla mennyiségét nem osztottuk fel, mivel mind a két árut 100 km távolságra szállították, ezért a rögzített bizonylaton úgy látszik mintha a második tételt kétszer olyan drágán (200 Ft/km) szállították volna, mint az elsőt (100 Ft/km). Ez azért látszik így, mert csak az értéket osztottuk fel, a távolságot azonban nem. Az addicionális felosztás során azonban csak az addicionális érték (10.000 és 20.000 Ft) és a bevételezési mennyiség (10 és 20 db számít), égy az addicionális bekerülési egységár növekedés 10.000 Ft / 10 db = 1.000 Ft/db illetve 20.000 Ft / 20 db = 1.000 Ft/db lesz. Azaz jelen esetben mind a két áru bekerülési egységára 1.000 Ft/db mértékkel növekszik, és így 2.000 Ft/db + 1.000 Ft/db = 3.000 Ft/db illetve így 2.500 Ft/db + 1.000 Ft/db = 3.500 Ft/db lesz.

 

Meg kell adnunk, hogy a már rögzített addicionális számla melyik beszerzési tételhez kapcsolódik.

 

UNIS / Készlet / Készlet mozgások rögzítése / Egyéb készlet nyilvántartási funkciók / Addicionális számla kezelése

 

1. Partnerek kiválasztása

A két partner lehet eltérő.

 

2. Szűrés végrehajtása

 

3. Az összerendelendő bizonylatok (mozgás fej - számla fej) kijelölése

 

A partner adatok kiválasztása és szűrés végrehajtása után a képernyő felső részén a két partner már összerendelt tételei jelennek meg. A kép alsó részének a bal oldalán megjelennek azok a raktári mozgás bizonylatfejek, amelyek a készlet partnerhez tartoznak. Ezekre a beszerzésekre lehet addicionális tételt rögzíteni. A jobb oldalon azok a pénzügyi bizonylatok szerepelnek, amelyek a megadott pénzügyi partnerhez tartoznak. Ezek a számlák lehetnek az addicionális bizonylatok.

 

a. Az addicionális számla fej kiválasztása:                        SZK-00/01003

b. A bevételezési bizonylat (Szállítólevél) fej kiválasztása:        BEL-00/01003

 

4. A fej adatok összerendelésének rögzítése

Egy számla és egy bizonylatfej kiválasztása után [az összerendelés gomb megnyomását követően] a program az aktuális készlet bizonylatfej és a számlafej között létrehozza kapcsolatot. Az összerendelt tételeket a program a képernyő középső részén jeleníti meg.

 

 

Az összerendel mozgásfejeken állva, a módosítás gomb megnyomása után, kijelölhetjük az összerendelendő készletmozgás és számla áru tételeket.

 

1. Tételek kijelölése

 

2. Tételek összerendelése

Az [Összerendelés] gomb megnyomásával a program elvégzi a tételek összerendelését. Az összerendelt tételek megjelennek az összerendelési képernyő középső részén. Az összerendelhető raktári mozgás tételek a képernyő alsó részének a bal oldalán, a számla áru tételek pedig a jobb oldalán jelennek meg. A már összerendelt számla áru tétel eltűnik az összerendelés után az összerendelhetőek közül, mivel egy számla áru tétel csak egyszer kapcsolható beszerzéshez. Ugyanakkor az a készlet tétel, amelyhez a számla árut kapcsoltuk, megjelenik az összerendeltek között, de ne tűnik el az összerendelhetőek közül, mivel egy beszerzési tételhez (1) több (N) addicionális számla tételt kapcsolhatunk.

 

A bevételezés bekerülési értéke nem abban a raktári mozgás tételben kerül megnövelésre amelyben az áru eredetileg készletre vettük (BEL-00/01003/0001), hanem a program az addicionális bekerülési érték nyilvántartásához egy új mozgás fejet és egy ahhoz kapcsolódó mozgás tételt hoz létre. A képernyőn az összerendelés elvégzése után megjelenik az alap és hozzá kapcsolódó addicionális mozgás tétele azonosítója is.

 

1. FK/DFX2000

 

BEL-00/01003/0001 -> BEL-00/01004/0001

 

Mivel a bevételezésből már volt raktári kiadás is, ezért a kiadási tételekhez is generálódnak addicionális tételek:

 

Pl:        BEL-00/01004 bevételezési addicionális bizonylat, 2000.12.21

Sor        Árukód                Mennyiség [db]        Egységár [Ft/db]        Érték [Ft]

1.        FK/DFX2000        0 !                1.000                        10.000

 

 

AFE-00/01002/0001 -> AFE-00/01003/0001

 

Pl:        AFE-00/01003 felhasználási bizonylat, 2000.12.22

Sor        Árukód                Mennyiség [db]        Egységár [Ft/db]        Érték [Ft]

1.        FK/DFX2000        0 !                1.000                        2.000

 

A készletnyilvántartásban a mozgástól eltérően nem keletkeznek új tételek az addicionális mozgások miatt. A készlet táblákban az eredeti tételek bekerülési értékei nőnek meg.

 

2. FK/DFX2200

 

BEL-00/01003/0002 -> BEL-00/01005/0001

 

Pl:        BEL-00/01005 bevételezési addicionális bizonylat, 2000.12.21

Sor        Árukód                Mennyiség [db]        Egységár [Ft/db]        Érték [Ft]

1.        FK/DFX2200        0 !                1.000                        20.000

 

A második beszerzési tételből még nem volt kiadás, ezért ahhoz csak bevételezési addicionális tétel keletkezi. A második bevételezési tétel addicionális mozgásának is új bizonylatfejet generál a program, nem az első tétel addicionális fejének második mozgásaként rögzíti.

 

 

A generált addicionális bizonylatok adatai a dátum, a mennyiség és az érték mezőket leszámítva, megegyeznek az addicionális alap bizonylatok adataival. Az addicionális mozgások dátuma az addicionális számla dátuma lesz.

 

A készlet adminisztráció stornózásának folyamata (benne az addicionális számla stornózásával) fordítottja a készlet adminisztráció adatrögzítési sorrendjének.

 

Alap bevételezés stornója                ←                        ←

↑                                                        ↑

Alap szállítólevél – alap számla                ←                        ←

összerendelés lebontása

↑                                                        ↑

Addicionális bevételezési

tételek stornózása

↑                                                        ↑

Addicionális számla lebontása                ←                Alap kiadások stornózása

↑

Addicionális kiadások stornózása

 

A stornózás folyamatát a blokkdiagram alján kell kezdeni.

 

1. Az addicionális kiadások stornózása.

Abban az esetben kell elvégezni, ha az addicionális bevételezésből már volt raktári kiadás.

 

2. Az alap bevételezésekből történt kiadások stornózása

Abban az esetben kell elvégezni, ha az alap bevételezésből már volt raktári kiadás.

 

3. Az addicionális számla lebontása

Előbb az addicionális számla áru tételeit kell lebontani az alap raktári mozgásról.

Ha a készlet adminisztráció folyamatában nem rögzítettünk addicionális számlát akkor a stornózás folyamata ezen pont helyett az 5. pont Alap szállítólevél – Alap számla összerendelés lebontásával folytatódik.

 

4. Az addicionális bevételezési tételek stornózása

Az addicionális számla összerendelés alapján generált bevételezési tételek stornózása. Abban az esetben kell elvégezni, ha volt addicionális számla az adatadminisztráció folyamatában.

 

5. Szállítólevél – alap számla összerendelés lebontása

Ha az alap bevételezéshez nem kapcsolódik raktári kiadás, addicionális bevételezés és addicionális felhasználás, akkor az alap bevételezés raktári mozgásainak és az alap számla áru tételeinek összerendelése lebontható. Az áru tételek lebontása után a bizonylat és számla fej összerendelése is lebontható.

Ha az alap bevételezés még nem volt összerendelve az alap számlával, akkor ez a lépés kimarad, és stornózási folyamatot az alap bevételezések stornójával folytatjuk.

 

6. Az alap bevételezés stornója

Egy bevételezési raktári mozgás akkor stornózható, ha

 

 

A stornózás folyamatának minden elemére igaz, hogy az adott bizonylat, vagy mozgás csak akkor stornózható, ha az még nincs kontírozva. Kontírozott tétel stornózásához előbb a gazdasági esemény kontírozását kell stornózni. Amennyiben az alap bevételezésből már volt kiadás értékesítési célból, és az értékesítési mozgásból már elkészült az értékesítési számla, akkor az értékesítési mozgás stornója előtt az értékesítési számlát kell stornózni.

 

A stornózást az előbbiekben leírt sorrendben kell elvégezni. Ha eltévesztjük a sorrendet, akkor a stornózási feltételek valamelyike nem fog teljesülni, és ezért a program a stornózás elvégzését visszautasítja.

 

 

A kimenő (vevő) pénzügyi bizonylatok (számlák) adminisztrálását végző funkciók.

 

A gépi vevői számlákhoz az értékesítési bizonylatokat rendelhetjük hozzá. A hozzárendelés úgy történik, hogy kiválasztjuk azt a raktári értékesítési bizonylatot, amely adatai alapján a vevő gépi számlát el akarjuk készíteni. A hozzárendeléssel átkerülnek a mozgások adatai, a mozgás tételek pedig hozzákapcsolódnak a számlákhoz.

 

A vevő gépi számla elkészítése ugyanúgy történik, mint a szállítói. Eltérés mindössze annyi, hogy ez nem vásárlási, hanem értékesítési bizonylatból történik, valamint a tétel adatok elkészítésekor részben más input adatokat kell megadnunk.

 

A gépi számla áru tételei közé felvihetünk olyan árukat (szolgáltatásokat) is, amelyek nem kapcsolódnak raktári mozgáshoz. A számla fej és az áru tételek egy része ebben az esetben is raktári fejhez és mozgáshoz kapcsolódik.

 

A vevő kézi számla pénzügyi modulban az operátor által (kézzel) rögzített kimenő (vevő) számla (vagy egyéb pénzügyi bizonylat), amely nem kapcsolódik a készlet modulhoz. A kézi számla és az egyéb bizonyalt alapvetően hasonló bizonylat, az eltérés annyi, hogy míg egy számlának legalább két kontírozási eseménye van (teljesítés és kiegyenlítés), addig az egyéb bizonylatnak csak a kiegyenlítését kontírozzuk.

 

A vevő kézi számla tételei között lehetnek termékek és szolgáltatások is. A számla tételei nem kapcsolódnak raktári mozgáshoz, és bevételezés számla alapján funkciótól eltérően, az értékesítési számla alapján nem készíthető el az értékesítési raktári mozgás. Így a készlet modul használata esetén előbb az értékesítési raktári mozgást kell rögzíteni, majd abból kell elkészíteni a vevő gépi számlát. A vevő gépi számlát kiegészíthetjük szolgáltatás jellegű áru tételekkel.

 

Az egyéb bizonyalt alapvetően olyan mint a számla, az eltérés annyi, hogy míg egy számlának legalább két kontírozási eseménye van (teljesítés és kiegyenlítés), addig az egyéb bizonylatnak csak a kiegyenlítését kontírozzuk.

 

A funkció az aktivált saját teljesítmények bizonylatainak adminisztrálására szolgál. Az adminisztráció a vevő kézi számlához hasonló módon történik.