Navigation:  Tartalom > Pénzügyi modul > Számlaállomány nyilvántartás > Számla adatok karbantartása > Számlaáru adatok > Számla áru adatok importja Excel táblából

Ezen funkció segítségével egy forrásként szolgáló, megfelelő adatotokkal kitöltött Excel táblából történő adatátvétellel tudunk számla áru adatokat rögzíteni. Az importálás módszere két féle lehet. Fix formátumú: Az importálandó Excel tábla oszlopainak a rendszer dokumentációban megadott sorrendben kell tartalmazni a számla áru tábla adatmezőit. Rugalmas formátumú: Rugalmas formátumú: Az operátornak kell össze párosítani az Excel tábla oszlopait és a számla áru tábla adatmezőit.

 

A. Rugalmas formátumú import

 

1. Excel tábla előállítása

Első lépésként az importálás forrásaként szolgáló Excel táblát kell létrehoznunk. A táblázat oszlopainak sorrendje tetszőleges, azonban bizonyos adatmezőknek kötelező kitölteni. Pl: Árukód.

 

2. Adatmező összerendelés

A képernyő navigátor sorában található a [] gomb, amelyet megnyomva elvégezhetjük az adat importot. Az importálás a forrás fájl helyének megadásával indul. Ehhez az [] gombot kell megnyomnunk. A forrás könyvtár megadása után ki kell választanunk az importálandó Excel fájlt, és meg kell nyomnunk a [] gombot. Ekkor a program betölti az Excel fájlt és az [] gomb megnyomása után megjeleníti az adattartalmát a képernyő felső részében.

 

 

 

A képernyő alsó részének a bal oldalán a program a beolvasott Excel tábla oszlopait jeleníti meg, míg mellette a számla áru adattábla hozzárendelhető mezői láthatóak.

 

Az operátornak az a feladata, hogy meghatozza azt, hogy melyik Excel tábla oszlop melyik adatbázis mezőbe kerüljön. Az összerendelés úgy végezhető el, hogy a képernyő jobb oldali részében megfogjuk egérrel a beszúrandó adatbázis mezőt (Pl: Áru kód [AruKod]) és ráhúzzuk a bal oldali képernyő rész azon sorának [Adatbázis mező] cellára, ahonnan az adott adatbázis mező tartalmát venni kívánjuk (Pl: ÁruKód).

 

3. Adatimport

Az adatfeldolgozás az [] gomb megnyomásával indul. A program sorra veszi az Excel tábla sorait, és megpróbálja beilleszteni a számla áru táblába. Az adatfeldolgozás során adatbázis megszorításokkal biztosított adatmezők esetén csak abban az esetben kerül az Excel sor feldolgozásra (beszúrásra vagy felülírásra), ha az Excel cellában megadott érték megfelel a megszorításnak (Pl: a megadott árukód létezik az áru törzsben). Ellenkező esetben az adott sor adatai nem kerülnek be az adatbázisba, hanem a program hibalistán jeleníti meg. A program csak az összerendeléssel beállított adatmezőket kezeli. Azok az adatmezők, amelyek az összerendelésben nem szerepelnek, a tétel rögzítése során (insert) a mező alapértelmezett értékét (pl: 0) kapják. A számított adatmezők értékét a program állítja elő. Pl: Költségnem számla.

 

B. Fix formátumú import

Az importálás alapjául szolgáló Excel tábla oszlopainak az alábbi sorrendben kell tartalmaznia a számla áru tábla adatmezőit:

 

A.        Transaction Date                                        Nem kötelező

B.        Due date                                                Nem kötelező

C.        Tranaction Reference                                        Nem kötelező

D.        Base Amount                        Tétel érték                Kötelező

E.        Description                        Áru leírás                Kötelező

F.        Account Code                                                Nem kötelező

G.        Name                                Megjegyzés                Kötelező

H.        T0                                Project kód                Kötelező

I.        T1                                Szervezet                Nem kötelező

J.        T2                                X                        Nem kötelező

K.        T3                                Tevékenység kód        Kötelező

L.        T4                                Kód – 1 Szerződés        Kötelező

M.        Description                                                Nem kötelező

N.        Journal Type                                                Nem kötelező

O.        Amount                                                        Nem kötelező

P.        ÁruKód                                Áru kód                        Kötelező

Q.        Mennyi                                Mennyiség                Kötelező

R        Mun.lap                                Munkalap                Kötelező